Để đạt hiệu quả quy trình tổ chức Roadshow cao, chúng ta cần có một kế hoạch tổ chức chuyên nghiệp và linh hoạt. Muốn đạt được đòi hỏi này thì chúng ta phải có một nhà tổ chức sự kiện có nhiều trải nghiệm và chuyên môn cao trong nghề. Chính vì lẽ đó bạn hãy để Hoàng Gia Cát giúp bạn thực hiện tốt chiến dịch này. Với kinh nghiệm trong nhiều năm tổ chức Roadshow, Hoàng Gia Cát xin gởi đến bạn một số lưu ý và cách thức xin giấy phép tổ chức Roadshow:
1. Xác định mục tiêu doanh nghiệp mong muốn đạt được
Để quy trình tổ chức roadshow hoàn chỉnh bao giờ ta cũng cần xác định mục tiêu và đối tượng để quảng bá. Chọn sản phẩm tiếp thị, xây dựng lộ trình, thời lượng và phương tiện roadshow phù hợp.
Khoanh vùng và xác định địa điểm tập trung khách hàng tiềm năng để đạt hiệu quả cao.
Để di chuyển, người tham dự có thể dùng xe đạp, xe đạp đôi, xe máy hoặc xe mô tô… Tùy vào kinh phí và khả năng tài chính của doanh nghiệp đó.
Quý khách hàng nên chú ý tận dụng hiệu quả khoảng thời gian và lộ trình của buổi roadshow. Việc này giúp truyền đạt các thông tin về sản phẩm. Cũng như các thông điệp của chương trình một cách chuyên nghiệp. Song cũng không thể thiếu đi sự sáng tạo và điểm nhấn.
2. Lên kế hoạch tổ chức
- Xây dựng nội dung quảng cáo, bắt mắt, sáng tạo thu hút công chúng.
- Thiết kế và phân chia thời gian để diễn ra Roadshow một cách hiệu quả và hợp lý.
- Chuẩn bị những phương hướng giải quyết linh hoạt khi có sự cố xảy ra.
3. Thiết kế lộ trinh Roadshow
Lộ trình của roadshow có vai trò rất quan trọng trong quy trình tổ chức roadshow, và có ý nghĩa quyết định trực tiếp đến hiệu quả tiếp cận khách hàng. Khi tổ chức roadshow, người ta có xu hướng lựa chọn những tuyến đường đông đúc, sầm uất. Việc thiết kế lộ trình dài ngắn khác nhau thông thường sẽ quyết định loại hình phương tiện di chuyển cũng như việc sắp xếp các địa điểm tập kết.
Lưu ý, cần xem xét chọn các tuyến đường đi cho phù hợp, để tránh đi qua những con đường là khu hành chính, nơi các cơ quan, tổ chức chính trị hoạt động.
Đặc biệt, đối với các cung đường hay xảy ra ùn tắc thì nên tránh tới đây vào giờ cao điểm vì có thể gây cản trở người đi đường và dẫn đến ảnh hưởng tiến độ chạy roadshow.
4. Tuyển dụng và sắp xếp nhân sự PB & PG
Bao giờ cũng vậy, yếu tố con người luôn là yếu tố then chốt của mọi hoạt động. Theo đó, các công việc cần được phân chia rõ ràng. Từ đó, các bộ phận chuyên biệt để quy trình tổ chức roadshow diễn ra được suôn sẻ, thuận lợi.
Do việc chạy một chương trình biểu diễn lưu động trong nhiều giờ liên tục khá vất vả và đòi hỏi tiến độ phải đảm bảo. Nên khi lựa chọn ban tổ chức lưu ý cần ưu tiên những người đã có kinh nghiệm. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên bố trí một vài người dư ra để có thể thay thế.
5. Xin giấy phép tổ chức Roadshow
Để kế hoạch diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp của bạn bắt buộc phải có giấy phép thực hiện quảng cáo tại Sở Văn Hóa Thể Thao và Du Lịch. Cụ thể như sau:
Nơi giải quyết: Sở Văn hoá Thể thao và Du lịch
Hồ sơ xin cấp giấy phép thực hiện Roadshow bao gồm:
- Đơn xin giấy phép thực hiện quảng cáo
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
- Bản sao giấy tờ chứng minh sự phù hợp của hàng hóa với tiêu chuẩn và kỹ thuật;
- Mẫu quảng cáo sản phẩm in màu có chữ ký đóng dấu;
- Quảng cáo hàng hoá, dịch vụ trong lĩnh vực y tế, nông nghiệp phải có các loại giấy tờ đặc thù;
- Quảng cáo hàng hoá, dịch vụ trên bảng, biển, banner phải có phép của Sở Xây dựng;
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
Thời hạn giải quyết: 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Thủ tục xin cấp giấy phép khá rườm rà. Vì vậy, hãy liên hệ ngay với Hoàng Gia Cát để thủ tục cấp giấy phép của bạn diễn ra thuận lợi mà không cần lo lắng về bất cứ vấn đề gì.
Để có thể tiến hành tổ chức Roadshow đạt được hiệu quả tối ưu mà không tốn quá nhiều chi phí và thời gian doanh nghiệp bạn cần có một đội ngũ chuyên nghiệp và linh hoạt.
Với kinh nghiệm làm việc cho nhiều nhãn hàng lớn, Hoàng Gia Cát tự tin giúp cho doanh nghiệp đạt hiệu quả cao trong việc quảng bá thương hiệu thông qua hình thức quảng cáo Roadshow hiện đại.
6. Biện pháp khắc phục rủi ro, sự cố trong quy trình tổ chức Roadshow
Việc triển khai sự kiện được tiến hành sau khi đã chuẩn bị các khâu chương trình kỷ lưỡng. Tuy nhiên, trong quy trình tổ chức roadshow, dù không ai mong muốn, vẫn có thể xảy ra các sự cố và rủi ro không mong muốn. Đó là lý do mà ban tổ chức nên dữ liệu và có biện pháp xử lý trước đối với các trường hợp như: bị cảnh sát giao thông tạm giữ, PG bị kiệt sức, xe hỏng hóc… phải luôn có đội ngũ đi theo để kịp thời hỗ trợ, ứng phó.
Vì chi phí thực hiện cho chương trình roadshow (kiểu tự túc) thường là không nhỏ. Do đó, để giảm bớt gánh nặng cho các doanh nghiệp, nhiều dịch vụ tổ chức roadshow chuyên nghiệp đã được ra đời. Với đội ngũ giàu năng lực chuyên môn và kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nói chung. Hoàng Gia Cát sẵn sàng triển khai quy trình tổ chức roadshow thật hiệu quả và thành công cho doanh nghiệp. Quý khách hàng có nhu cầu có thể liên hệ đến Hoàng Gia Cát để được tư vấn và hỗ trợ tận tình!
Quý khách liên hệ PKD để có được tư vấn cụ thể và giá cạnh tranh nhất. Hotline PKD: 0966 89 39 68 (Cường).
